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KI-Rezeptionistin für Hausverwaltungen — Nora protokolliert alles, damit nichts vergessen wird
Mieter rufen rund um die Uhr an: Die Heizung ist aus, die Waschküche funktioniert nicht, der Schlüssel ist weg, jemand möchte auf die Warteliste. Nora antwortet, nimmt eine genaue Nachricht mit Adresse und Wohnung auf, leitet dringende Schäden nach Ihren Regeln an den Bereitschaftsdienst weiter und notiert Anfragen zu Besichtigungen und Warteliste — damit alles protokolliert ist, wenn Sie ins Büro kommen.
- Nimmt beim ersten Klingeln ab, rund um die Uhr
- Bucht in Ihren Kalender
- SMS-Bestätigung
- Über 30 Sprachen
- Nimmt eine Nachricht auf, wenn Sie nicht können
Was das Telefon eine Hausverwaltung kostet
Fünf Situationen aus dem Treppenhaus — und was Nora damit macht.
Schäden passieren nachts und am Wochenende
Wasserschäden und Stromausfälle halten keine Bürozeiten ein. Der Mieter ruft am Sonntagabend an und erwartet, jemanden zu erreichen, der etwas in Gang setzen kann — oder zumindest sagt, was jetzt passiert. Ein Anrufbeantworter beruhigt niemanden.
✓ Nora antwortet rund um die Uhr, registriert den Schaden und stellt nach Ihren Regeln an den Bereitschaftsdienst durch.
Mängelmeldungen ohne Adresse und Wohnung
„Die Heizung funktioniert nicht“ ist ohne Objekt, Treppenhaus und Wohnung nutzlos. Halbe Nachrichten bedeuten Rückrufe, Fahrten zur falschen Adresse und Mieter, die noch einmal anrufen — mit mehr Frust als beim ersten Mal.
✓ Nora fragt immer nach Adresse, Wohnung und Name und notiert die Nachricht genau.
Schlüssel, Codes und Zugang
Ein ausgesperrter Mieter, ein Handwerker, der einen Code braucht, ein neuer Mieter ohne Schlüssel. Das muss nach festen Regeln gehandhabt werden — und diese Regeln sollten nicht davon abhängen, wer zufällig ans Telefon geht.
✓ Nora folgt Ihren Regeln für Schlüssel und Zugang und nimmt eine Nachricht auf, wenn Sie gefragt sind.
Besichtigung und Warteliste
Interessenten rufen wegen freier Wohnungen, Besichtigungen und der Warteliste an. Das sind gute Anfragen, die zwischen den Mängelanrufen untergehen, wenn niemand sie mit Name und Nummer aufschreibt.
✓ Nora notiert Anfragen zu Besichtigung und Warteliste als genaue Nachrichten für die Vermietung.
Mieter, die immer wieder anrufen
Nimmt niemand ab, ruft der Mieter erneut an — und noch einmal. Jedes Mal steigt der Ärger, und wenn Sie endlich abnehmen, geht es im Gespräch darum, dass niemand abgenommen hat. Das ist Zeit, von der niemand etwas hat.
✓ Nora antwortet beim ersten Mal und sagt dem Mieter, was mit der Anfrage jetzt passiert.
So nimmt Nora das Telefon in Ihrer Verwaltung ab
Nora kennt Ihre Objekte, Ihren Bereitschaftsdienst und Ihre Regeln dafür, was dringend ist — und sie fragt nach dem, was der Betrieb braucht.
Nora lernt die Verwaltung kennen
Bei der Einrichtung erzählen Sie von Ihren Objekten, dem Bereitschaftsdienst, was bei Ihnen dringend ist, wie Schlüssel und Zugang gehandhabt werden und wer welche Nachrichten bekommt. Sie bekommt Ihre Regeln — Nora entscheidet nie selbst, ob ein Schaden eilt.
Sie nimmt den Anruf an
Nora fragt nach Adresse, Wohnung, Name und was passiert ist. Ist es nach Ihren Regeln dringend, stellt sie an den Bereitschaftsdienst durch; sonst notiert sie eine genaue Mängelmeldung oder eine Anfrage zu Besichtigung und Warteliste.
Alles ist protokolliert, wenn Sie ins Büro kommen
Die Nachrichten liegen gesammelt in Ihrem Backoffice mit Adresse, Wohnung und Uhrzeit, dringende Fälle sind weitergeleitet und notiert. Keine halben Anrufbeantworter-Nachrichten am Montagmorgen.
Alles, was eine Hausverwaltung am Telefon braucht
Mängelmeldungen mit Adresse und Wohnung
Heizung, Wasser, Waschküche und Türen werden genau notiert mit Objekt, Treppenhaus, Wohnung und der Nummer des Mieters.
Dringend nach Ihrem Bereitschaftsdienst
Sie bestimmen, was eilt. Nora stellt an den Bereitschaftsdienst durch oder nennt entsprechend die Bereitschaftsnummer.
Besichtigung und Warteliste
Interessenten werden mit Name, Nummer und gewünschter Wohnung notiert, damit die Vermietung nachfassen kann.
Schlüssel und Zugang nach Ihren Regeln
Nora beantwortet, was Sie ihr aufgetragen haben, und nimmt zum Rest eine Nachricht auf — nie eine Schätzung.
Über 30 Sprachen
Nora antwortet in über 30 Sprachen, in der Sprache des Anrufers, und wechselt selbst, wenn der Anrufer wechselt.
Rund um die Uhr, an allen Tagen
Mieter bekommen nachts und am Wochenende eine Antwort — und erfahren, was mit ihrer Anfrage jetzt passiert.
Festpreis — keine Minuten, keine Überraschungen
- Alle Anrufe, rund um die Uhr, inkl. Wochenende und Feiertage
- Einrichtung, Kalender und SMS inklusive
- Monatlich kündbar
Fragen von Hausverwaltungen
Woher weiß Nora, ob ein Schaden an den Bereitschaftsdienst gehen soll?
Weil Sie es ihr gesagt haben. Sie schreiben auf, was eilt — Wasser, Heizung, Aufzug, Einbruch — und wer es wann übernimmt. Nora folgt der Liste, stellt an den Bereitschaftsdienst durch oder nennt entsprechend die Bereitschaftsnummer. Sie beurteilt nie selbst, wie ernst ein Schaden ist; sie notiert, was der Mieter schildert.
Kann Nora den Überblick behalten, um welches Objekt und welche Wohnung es geht?
Ja, und sie fragt jedes Mal danach. Jede Mängelmeldung trägt Objekt, Treppenhaus, Wohnung und die Nummer des Mieters, damit derjenige, der morgens ins Büro kommt, nicht raten muss, wohin der Handwerker geschickt werden soll. Anfragen zu Besichtigung und Warteliste werden genauso notiert, mit der Wohnung, nach der der Mieter fragt.
Was, wenn der Mieter mit jemandem aus der Verwaltung sprechen möchte?
Sie stellt nach Ihren Regeln dafür durch, wer was wann übernimmt. Ist im Büro niemand frei, nimmt sie sofort eine Nachricht auf — Name, Adresse, Wohnung und Anliegen — und sagt dem Mieter, dass Sie sich melden. Niemand wird durch ein Telefonmenü geschickt.
Was notiert Nora über die Mieter?
Nur das, was nötig ist, um eine Mängelmeldung weiterzugeben oder jemanden auf eine Warteliste zu setzen: Name, Telefonnummer, Adresse und worum es bei der Anfrage geht. Mehr als das, was Sie ihr aufgetragen haben, fragt sie nicht, und die Daten werden in der EU verarbeitet. Finanzen und private Verhältnisse des Mieters rührt sie nicht an.
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