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KI-Rezeptionistin für Steuerberater und Buchhalter — Nora hält das Telefon ruhig, auch in der Saison
Von März bis Juni rufen alle Mandanten gleichzeitig an — wegen Umsatzsteuer, Jahresabschluss und fehlender Belege. Nora antwortet, bucht Besprechungen in Ihrem Kalender, nimmt genaue Nachrichten zu Fristen für den richtigen Mitarbeiter auf und nimmt neue Mandanten auf, die sonst die nächste Kanzlei anrufen würden. Diskret, ohne mehr zu fragen, als Sie ihr aufgetragen haben.
- Nimmt beim ersten Klingeln ab, rund um die Uhr
- Bucht in Ihren Kalender
- SMS-Bestätigung
- Über 30 Sprachen
- Nimmt eine Nachricht auf, wenn Sie nicht können
Was das Telefon eine Steuerberatungskanzlei kostet
Fünf Situationen aus der Saison — und was Nora damit macht.
Die Saison, in der alle anrufen
Von März bis Juni hat jeder Mandant gleichzeitig eine Frage: eine Umsatzsteuerfrist, ein Beleg, ein Jahresabschluss, der unterschrieben werden muss. Das Telefon klingelt zusätzlich zu der Arbeit, die erledigt werden muss — und jeder Anruf ist eine Unterbrechung mitten in einer Zahl.
✓ Nora nimmt in der Saison jeden Anruf an, bucht Besprechungen und nimmt Nachrichten auf, damit Sie ungestört rechnen.
Fristen, die nicht verloren gehen dürfen
Ein Mandant, der wegen einer Frist anruft, muss sein Anliegen zu der Person bringen, die den Fall bearbeitet — nicht auf einen Anrufbeantworter, der nach Feierabend abgehört wird. Eine übersehene Nachricht im Mai ist eine verpasste Frist im Juni.
✓ Nora nimmt eine genaue Nachricht zu Frist und Fall auf und leitet sie nach Ihren Regeln an den richtigen Mitarbeiter.
Neue Mandanten rufen nur einmal an
Ein Gründer, der wegen Preisen und Terminen anruft, wählt die Kanzlei, die abgenommen hat. Er ruft selten bei der zurück, die es nicht getan hat — und er bleibt typischerweise viele Jahre Mandant bei der, die es getan hat.
✓ Nora nimmt neue Mandanten auf, fragt das Praktische und bucht sofort ein Erstgespräch.
Diskretion in jedem Anruf
Mandanten sprechen nicht gern über ihre Finanzen mit dem, der zufällig abnimmt. Wer antwortet, sollte das Nötige fragen — Name, Fall, um wen es geht — und kein Wort mehr.
✓ Nora fragt nur das Praktische und lässt die Details bis zur Besprechung mit dem Steuerberater warten.
Besprechungen, die verschoben werden
Mandanten sind beschäftigte Leute, und eine Besprechung über den Abschluss gewinnt selten, wenn der Kalender drückt. Jede Verschiebung ist ein Anruf, der zwischen zwei Aufgaben angenommen werden muss, und eine Lücke, die jemand anderes füllen muss.
✓ Nora verschiebt die Besprechung in Ihrem Kalender und bestätigt die neue Zeit per SMS.
So nimmt Nora das Telefon in Ihrer Kanzlei ab
Nora kennt Ihre Mitarbeiter, Ihre Besprechungsarten und Ihre Regeln dafür, wer welche Nachrichten bekommt — und sie fragt nur nach dem Praktischen.
Nora lernt die Kanzlei kennen
Bei der Einrichtung erzählen Sie von Besprechungsarten und Dauern, wer welche Mandanten und Aufgaben hat, was Nora zu Leistungen sagen darf und wann sie durchstellen soll. Sie bekommt Ihre Regeln — keine eigenen.
Sie nimmt den Anruf an
Nora fragt nach neuem oder bekanntem Mandanten, Fall und Wunschtermin, bucht Besprechungen in Ihrem Kalender und sendet eine SMS-Bestätigung. Nachrichten zu Fristen und Fällen gehen nach Ihrer Verteilung an den richtigen Mitarbeiter.
Sie sehen alles, wenn die Zahl fertig ist
Besprechungen stehen im Kalender, Nachrichten in Ihrem Backoffice mit Name, Nummer und Fall. Möchte ein Mandant jetzt mit seinem Steuerberater sprechen, stellt Nora nach Ihren Regeln durch — sonst wird zurückgerufen, wenn Ruhe ist.
Alles, was eine Steuerberatungs- und Buchhaltungskanzlei am Telefon braucht
Besprechungen im Kalender
Nora bucht Erst- und Statusgespräche beim richtigen Mitarbeiter mit der Dauer, die die Besprechung hat.
Nachrichten an die richtige Person
Fristen, Belege und Fragen werden genau notiert und an den Mitarbeiter geleitet, der den Mandanten betreut — nach Ihrer Verteilung.
Neue Mandanten werden aufgenommen
Nora fragt nach Unternehmen und Anliegen und bucht ein Erstgespräch, damit der neue Mandant nicht weiterruft.
SMS-Bestätigung und Erinnerung
Der Mandant bestätigt die Besprechung mit einem Tippen und wird am Vortag erinnert. Weniger leere Besprechungstermine.
Über 30 Sprachen
Nora antwortet in über 30 Sprachen, in der Sprache des Anrufers, und wechselt selbst, wenn der Anrufer wechselt.
Nur das Praktische
Nora fragt am Telefon nie nach Zahlen oder Details — das wartet bis zur Besprechung mit dem Steuerberater.
Festpreis — keine Minuten, keine Überraschungen
- Alle Anrufe, rund um die Uhr, inkl. Wochenende und Feiertage
- Einrichtung, Kalender und SMS inklusive
- Monatlich kündbar
Fragen von Steuerberatern und Buchhaltern
Fragt Nora am Telefon nach Zahlen und Belegen?
Nein. Sie fragt nur das Praktische: Unternehmen, Anliegen und wann eine Besprechung passt. Zahlen, Belege und Details warten bis zur Besprechung mit dem Steuerberater. Geht es beim Anruf um eine Frist, notiert sie, worauf sie sich bezieht und wann sie ist, damit die Nachricht sofort bearbeitet werden kann.
Kann Nora die Nachricht an den Mitarbeiter leiten, der den Mandanten betreut?
Ja, nach Ihrer Verteilung. Sie sagen uns, wer welche Mandanten hat, und Nora fragt nach dem Namen des Unternehmens, damit die Nachricht an der richtigen Stelle landet. Passt die Anfrage nirgends, nimmt sie eine Nachricht für die Kanzlei auf. So ist es nie Zufall, wer eine Frist liest.
Was notiert Nora über unsere Mandanten?
Nur das, was für die Buchung einer Besprechung oder die Weiterleitung einer Nachricht nötig ist: Name, Telefonnummer, Unternehmen und worum es bei der Anfrage geht. Über das hinaus, was Sie ihr aufgetragen haben, fragt sie nicht; die Daten werden in der EU verarbeitet. Nach Beträgen, Bilanzzahlen und Registerdetails fragt sie nicht.
Was kostet Nora für eine Steuerberatungskanzlei?
Ein fester Monatspreis ohne Minutenzählung, damit März und April nicht mehr kosten als November. Alle Preise stehen auf der Preisseite, und wir gehen sie in der Demo gemeinsam mit Ihrer Verteilung und Ihren Besprechungsarten durch. Sie hören sie einen Anruf von einem neuen Mandanten annehmen, bevor Sie sich entscheiden — unverbindlich.
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Hören Sie selbst, wie Nora einen Anruf in der Saison annimmt
Rufen Sie sie jetzt an — oder buchen Sie eine Demo, in der wir sie mit Ihren Mitarbeitern, Ihren Besprechungsarten und Ihren Regeln einrichten.
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