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KI-Rezeptionistin für Psychologen — Nora nimmt den ersten Anruf mit Ruhe und Diskretion an
Neue Klienten rufen an, wenn sie den Mut gefasst haben — oft abends, oft nur einmal. Nora antwortet ruhig, fragt nie nach dem Grund und nimmt nur das Praktische auf: neuer oder bekannter Klient, Überweisung oder privat, wann es passt. Dann bucht sie das Erstgespräch in Ihrem Kalender oder setzt den Klienten auf Ihre Warteliste.
- Nimmt beim ersten Klingeln ab, rund um die Uhr
- Bucht in Ihren Kalender
- SMS-Bestätigung
- Über 30 Sprachen
- Nimmt eine Nachricht auf, wenn Sie nicht können
Was das Telefon eine psychologische Praxis kostet
Fünf Situationen, die wir bei Psychologen und Therapeuten sehen — und wie Nora sie übernimmt, ohne jemandem zu nahe zu treten.
Der Klient ruft an, wenn der Mut da ist
Der erste Anruf bei einem Psychologen ist selten geplant. Er kommt abends, in einer Pause oder direkt nach einem schweren Tag — und wird nicht abgenommen, ist der Mut oft verbraucht. Viele rufen nicht wieder an.
✓ Nora antwortet rund um die Uhr, ruhig und ohne Wartezeit, und bucht ein Erstgespräch.
Diskretion in jedem einzelnen Anruf
Klienten möchten sich nicht vor einer Rezeptionistin erklären, und sie möchten schon gar nichts über den Grund sagen. Eine falsche Frage am Telefon kann reichen, damit sie auflegen. Die Praxis braucht eine Stimme, die nur das Nötige fragt.
✓ Nora fragt nie nach dem Grund — nur neu oder bekannt, Überweisung oder privat, und wann.
Die Warteliste muss immer wieder erklärt werden
Ist der Kalender voll, geht ein großer Teil der Anrufe dafür drauf zu erklären, dass es eine Warteliste gibt, wie sie funktioniert und wann mit einer Antwort zu rechnen ist. Dieselbe Erklärung hundertmal — und sie nimmt den Gesprächen Zeit.
✓ Nora gibt Ihre Wartelisten-Auskunft wörtlich weiter und trägt den Klienten mit Name und Nummer ein.
Absagen und Umbuchungen zwischen den Gesprächen
Ein Klient, der es nicht schafft, ruft mitten in der Stunde eines anderen Klienten an. Die Nachricht landet auf dem Anrufbeantworter, der Termin bleibt leer, und später muss zurückgerufen werden. Routine, die Pausen und Abende frisst.
✓ Nora verschiebt den Termin und sendet eine neue SMS-Bestätigung, während Sie im Gespräch sind.
Die Nachricht kommt nicht an
Ärzte, Behörden und Angehörige rufen mit Fragen an, die sich nicht um einen Termin drehen. Ohne jemanden am Telefon werden daraus halbe Anrufbeantworter-Nachrichten, die entziffert und nachverfolgt werden müssen — wenn sie überhaupt gehört werden.
✓ Nora nimmt eine genaue Nachricht mit Name, Nummer und Anliegen auf und sendet sie Ihnen.
So nimmt Nora das Telefon in Ihrer Praxis ab
Nora kennt Ihre Gesprächsarten, Ihre Regeln für Überweisungen und Ihren Kalender — und sie fragt nur, was Sie ihr aufgetragen haben.
Nora lernt die Praxis kennen
Bei der Einrichtung erzählen Sie von Gesprächsarten und Dauern, ob Sie Überweisungen annehmen, wie die Warteliste funktioniert und was Nora dazu sagen darf. Sie bekommt Ihre Worte für alles — keine eigenen.
Sie nimmt den ersten Anruf an
Nora fragt nur das Praktische: neuer oder bekannter Klient, Überweisung oder privat, und wann es passt. Sie bucht das Erstgespräch in Ihrem Kalender oder trägt den Klienten nach Ihren Regeln ein — und sendet eine SMS-Bestätigung.
Sie sehen es — und werden nicht unterbrochen
Buchungen landen im Kalender, Wartelisten-Nachrichten und andere Anfragen in Ihrem Backoffice. Möchte jemand jetzt mit Ihnen sprechen, stellt Nora nach Ihren Regeln durch; sonst nimmt sie eine Nachricht auf, und Sie rufen zurück, wenn das Gespräch beendet ist.
Alles, was eine psychologische Praxis am Telefon braucht
Nur die praktischen Fragen
Nora fragt, was Sie ihr aufgetragen haben — nie nach dem Grund der Anfrage. Der Klient entscheidet selbst, was gesagt wird.
Erstgespräch in Ihrem Kalender
Nora findet den ersten freien Termin, der zum Wunsch des Klienten passt, mit der Dauer, die Ihr Erstgespräch hat.
Warteliste nach Ihren Regeln
Sind Sie voll, gibt Nora Ihre Wartelisten-Auskunft und trägt den Klienten mit Name und Nummer ein, damit Sie anrufen können, wenn Platz ist.
SMS-Bestätigung
Der Klient bekommt Uhrzeit und Adresse per SMS und bestätigt mit einem Tippen. Keine Verwirrung über Tag und Uhrzeit.
Über 30 Sprachen
Nora antwortet in über 30 Sprachen, in der Sprache des Anrufers, und wechselt selbst, wenn der Anrufer wechselt.
Genaue Nachrichten für Sie
Ärzte, Behörden und Angehörige bekommen eine Nachricht mit Name, Nummer und Anliegen aufgenommen — Sie sehen sie gesammelt in Ihrem Backoffice.
Festpreis — keine Minuten, keine Überraschungen
- Alle Anrufe, rund um die Uhr, inkl. Wochenende und Feiertage
- Einrichtung, Kalender und SMS inklusive
- Monatlich kündbar
Fragen von Psychologen
Fragt Nora den Klienten, worum es bei der Anfrage geht?
Nein. Sie fragt nur das Praktische: neuer oder bekannter Klient, Überweisung oder private Vereinbarung, und wann es passt. Nach dem Grund der Anfrage fragt sie nie, und der Klient entscheidet ganz allein, was am Telefon gesagt wird. Der Rest gehört in den Raum mit dem Psychologen, nicht in einen Anruf.
Was macht Nora, wenn es eine Warteliste gibt?
Sie gibt Ihre eigene Wartelisten-Auskunft weiter, wörtlich so, wie Sie sie formuliert haben, und trägt den Klienten mit Name und Nummer ein, damit Sie anrufen können, wenn ein Platz frei wird. Sie rät nie, wie lange es dauert. Gibt es doch einen Termin, bucht sie den ersten, der zum Wunsch des Klienten passt.
Was notiert Nora über die Klienten?
Nur das, was für die Buchung eines Gesprächs oder eine Nachricht nötig ist: Name, Telefonnummer und ob es eine Überweisung oder eine private Vereinbarung ist. Sie fragt nichts anderes, als Sie ihr aufgetragen haben, und die Daten werden in der EU verarbeitet. Über den Grund wird nichts aufgeschrieben.
Was, wenn der Klient lieber direkt mit dem Psychologen sprechen möchte?
Nora stellt nach Ihren Regeln dafür durch, wann Sie gestört werden dürfen und wann ein Gespräch läuft. Ist niemand frei, nimmt sie eine Nachricht mit Name und Nummer auf und sagt ruhig, wann zurückgerufen wird. Niemand wird gedrängt, mehr zu sagen, als er selbst möchte.
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Hören Sie, wie ruhig Nora den ersten Anruf annimmt
Rufen Sie sie jetzt an — oder buchen Sie eine Demo, in der wir sie mit Ihren Gesprächsarten, Ihrer Warteliste und Ihren Regeln einrichten.
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