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Réceptionniste IA pour psychologues — Nora prend le premier appel avec calme et discrétion
Les nouveaux clients appellent quand ils en ont trouvé le courage, souvent le soir et souvent une seule fois. Nora répond calmement, ne demande jamais la raison et ne recueille que le pratique : client nouveau ou connu, adressé ou privé, quand cela convient. Ensuite elle réserve la première séance dans votre agenda ou inscrit le client sur votre liste d’attente.
- Répond dès la première sonnerie, 24h/24
- Réserve dans votre agenda
- Confirmation par SMS
- Plus de 30 langues
- Prend un message quand vous ne pouvez pas
Ce que le téléphone coûte à un cabinet de psychologie
Cinq situations que nous voyons chez les psychologues et les thérapeutes, et comment Nora les gère sans heurter personne.
Le client appelle quand le courage est là
Le premier appel à un psychologue est rarement prévu. Il arrive le soir, pendant une pause ou juste après une journée difficile, et si personne ne répond, le courage est souvent dépensé. Beaucoup ne rappellent pas.
✓ Nora répond 24h/24, calmement et sans attente, et réserve une première séance.
De la discrétion à chaque appel
Les clients ne veulent pas se justifier auprès d’une réceptionniste, et encore moins dire quoi que ce soit sur la raison. Une mauvaise question au téléphone peut suffire à les faire raccrocher. Le cabinet a besoin d’une voix qui ne demande que le nécessaire.
✓ Nora ne demande jamais la raison : seulement nouveau ou connu, adressé ou privé, et quand.
La liste d’attente doit être expliquée encore et encore
Quand l’agenda est plein, une grande partie des appels sert à expliquer qu’il y a une liste d’attente, comment elle fonctionne et quand on peut espérer une réponse. C’est la même explication cent fois, et elle prend du temps aux séances.
✓ Nora donne votre message de liste d’attente mot pour mot et inscrit le client avec son nom et son numéro.
Annulations et reports entre les séances
Un client qui ne peut pas venir appelle au milieu de la séance d’un autre. Le message tombe sur le répondeur, le créneau reste vide, et il faut rappeler plus tard. De la routine qui dévore les pauses et les soirées.
✓ Nora déplace le rendez-vous et envoie une nouvelle confirmation par SMS pendant que vous êtes en séance.
Le message n’arrive pas
Médecins, services sociaux et proches appellent avec des questions qui ne portent pas sur un rendez-vous. Sans personne au téléphone, cela devient des messages à moitié dits sur le répondeur, qu’il faut déchiffrer et suivre, s’ils sont seulement écoutés.
✓ Nora prend un message précis avec nom, numéro et objet et vous l’envoie.
Comment Nora prend le téléphone dans votre cabinet
Nora connaît vos types de séances, vos règles pour les patients adressés et votre agenda, et elle ne demande que ce que vous lui avez demandé.
Nora apprend le cabinet
Lors de la mise en place, vous racontez vos types de séances et leurs durées, si vous prenez les patients adressés, comment fonctionne la liste d’attente et ce que Nora peut en dire. Elle reçoit vos mots pour tout cela, pas les siens.
Elle prend le premier appel
Nora ne demande que le pratique : client nouveau ou connu, adressé ou privé, et quand cela convient. Elle réserve la première séance dans votre agenda ou inscrit le client selon vos règles, et envoie une confirmation par SMS.
Vous le voyez, sans être interrompu
Les réservations arrivent dans l’agenda, les messages de liste d’attente et les autres demandes dans votre tableau de bord. Si quelqu’un veut vous parler maintenant, Nora transfère selon vos règles ; sinon elle prend un message, et vous rappelez à la fin de la séance.
Tout ce dont un cabinet de psychologie a besoin au téléphone
Seulement les questions pratiques
Nora demande ce que vous lui avez demandé, jamais la raison de la demande. Le client décide lui-même de ce qui est dit.
La première séance dans votre agenda
Nora trouve le premier créneau libre qui correspond au souhait du client, avec la durée de votre première séance.
Liste d’attente selon vos règles
Si c’est complet, Nora donne votre message de liste d’attente et inscrit le client avec nom et numéro, pour que vous puissiez appeler quand une place se libère.
Confirmation par SMS
Le client reçoit l’heure et l’adresse par SMS et confirme d’une pression. Aucune confusion sur le jour et l’heure.
Plus de 30 langues
Nora répond dans plus de 30 langues, dans la langue du client, et change d’elle-même quand le client change.
Des messages précis pour vous
Médecins, services sociaux et proches laissent un message noté avec nom, numéro et objet ; vous le voyez rassemblé dans votre tableau de bord.
Prix fixe — pas de minutes, pas de surprises
- Tous les appels, 24h/24, week-ends et jours fériés compris
- Mise en place, agenda et SMS inclus
- Résiliable chaque mois
Questions de psychologues
Nora demande-t-elle au client de quoi il s’agit ?
Non. Elle ne demande que le pratique : client nouveau ou connu, orientation médicale ou rendez-vous privé, et quand cela convient. La raison de la demande, elle ne la demande jamais, et le client décide entièrement de ce qui est dit au téléphone. Le reste appartient à la pièce avec le psychologue, pas à un appel.
Que fait Nora quand il y a une liste d’attente ?
Elle donne votre propre message de liste d’attente, mot pour mot comme vous l’avez formulé, et inscrit le client avec son nom et son numéro, pour que vous puissiez appeler quand une place se libère. Elle ne devine jamais combien de temps cela prendra. S’il y a malgré tout un créneau, elle réserve le premier qui convient.
Que note Nora sur les clients ?
Seulement ce qu’il faut pour réserver une séance ou prendre un message : nom, numéro de téléphone et s’il s’agit d’une orientation ou d’un rendez-vous privé. Elle ne demande rien de plus que ce que vous lui avez demandé, et les données sont traitées dans l’UE. Rien n’est écrit sur la raison.
Et si le client préfère parler au psychologue lui-même ?
Nora transfère selon vos règles sur les moments où l’on peut vous déranger et ceux où une séance est en cours. Si personne n’est disponible, elle prend un message avec nom et numéro et dit calmement quand vous rappellerez. Personne n’est poussé à dire plus qu’il ne le souhaite.
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Entretien de 30 minutes · Sans engagement · Prête en 48 heures